Должностные обязанности и достижения:
Выполнение задач, поставленных руководством компании и непосредственным руководителем. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений, информации руководству (письменно/устно). Осуществление технической помощи руководству (копирование/печать/сканирование и пр.). Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты). Организация приема посетителей: заказ пропусков, сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема посетителей (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность). Ведение учета посещения переговорных помещений. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача.
Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, сообщения по электронной почте). Составление и редактирование деловых писем, документов для руководства. Контроль сохранности документов, а также исполнение.
Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. Координация работы водителей организации, а также иного персонала кампании. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.) Координация работы секретаря-референта. Выполнение обязанностей офис-менеджера. Выполнение иных поручений.